Работу пресс-службы организации можно условно поделить на две сферы: внутренняя и внешняя. Внутренней сферой является сама организация (например: региональная областная организация). Внешней сферой является все то, что окружает организацию.
В связи с вышесказанным, главной целью работы пресс-службы организации является:
Освещение деятельности организации в средствах массовой информации и формирование посредством этого положительного имиджа организации.
Создание единого информационного потока внутри организации и от организации.
Внутри организации пресс-секретарь территориальной организации взаимодействует с пресс-секретарями первичных и местных организаций и формирует внутреннее информационное поле. Это поле представляет собой хорошо отлаженные коммуникационные линии для передачи оперативной информации.
Во внешней сфере – СМИ, органы государственной власти различных уровней, общественные организации, коммерческие организации.
Основные функции пресс-службы:
Ежедневные функции пресс-службы.
Освещение мероприятий проводимых организацией в СМИ.
Постоянное информирование СМИ о деятельности организации: организационные изменения, участие в общественно значимых мероприятиях и проектах, сотрудничество организации с органами власти.
Организация совместно со СМИ общественных акций, подготовка программ на ТВ и радио.
Сотрудничество с изданиями (можно договориться о том, чтобы организации предоставляли отдельную полосу в газете)
Организация брифингов, пресс-конференций.
Формирование состава пресс-центра и организация его работы во время мероприятий.
Формирование круга “доверенных” журналистов, которые будут постоянно сотрудничать с вашей организацией.
Подготовка информационных материалов и имиджевых статей, пресс-релизов, справок и других материалов, касающихся деятельности организации.
Организация интервью руководителя организации или руководителей программ для СМИ (перед публикацией интервью в газете необходимо его считать и исправить обнаруженные ошибки).
Консультации с руководителем организации и аппаратом по вопросам отношений с прессой и потенциальной реакции СМИ на предложенные решения.
Контроль за подготовкой выступлений, или, по меньшей мере, пересмотр готовых речей и сообщений.
Отслеживание (мониторинг) всех материалов (статей и видеоматериалов, по радиопрограммам – название радиостанции, название программы, дата, время выхода и краткое содержание) вышедших в СМИ. Создание архива.
Анализ эффективности проведенного мероприятия и выработка рекомендаций на будущее.
Формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на рынке СМИ своего региона.
Организация транспортного обеспечения и размещения в гостинице приезжих журналистов.
Сотрудничество с организациями, осуществляющими защиту прав и интересов журналистов и СМИ в своем регионе.
Сотрудничество с пресс-службами, департаментами по связям с общественностью органов власти в регионе.
Сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций.
Написание статей в газетах и журналы (по мере необходимости).
Выпуск собственного печатного издания. ( Как правило, выходят небольшим тиражом, и распространяется среди членов организации).
Участие в создании фирменного стиля, собственной рекламной продукции (бланки, визитки, плакаты, сувенирные календари, буклеты, брошюры и т.д., и т.п.).
Пресс-служба является структурным подразделением аппарата (например, областного комитета). Руководитель пресс-службы и (или) пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации и взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации.
Существует множество вариантов состава пресс-службы в зависимости от масштабов деятельности организации и организационной структуры. Но, как показывает опыт, во время текущей работы (когда нет крупных мероприятий) достаточно пресс-секретаря и его помощника. При проведении массовых мероприятий и акций необходимо сформировать пресс-центр, привлекать пресс-секретарей первичных или региональных организаций. Пресс-секретари первичных организаций являются потенциальными сотрудниками пресс-службы. Пресс-секретарь постоянно поддерживает с ними связь: информирует о важных событиях, новых программах, проводит семинары и мастер-классы.
Организация работы пресс-службы государственных органов
Наибольшая роль в этом вопросе отводится пресс-службам государственных органов.
Так, основной задачей государственной пресс-службы является разъяснение гражданам, каким образом политика и целевые программы государства влияют на их жизнь. Благодаря этой деятельности деятельность государства и его органов на местах приобретает общедоступный характер, что в свою очередь содействует пониманию обществом тех или иных действий государства. Находясь в постоянном контакте со СМИ, сотрудники государственных пресс-служб разъясняют положительные стороны действия правительства, исправляют недостоверную или ошибочную информацию о правительстве. Однако это не должно является единственным направлением в их работе. Сотрудникам государственных пресс-служб необходимо помнить о том, что они в равной степени ответственны как за имидж государства в глазах общественности и журналистов, так и за имидж СМИ и журналистов в глазах государства.
Информационная политика (ИП):
Информационная политика – это часть коммуникативной политики субъекта информационного поля, предполагающая четко сформулированные и документально зафиксированные принципы, формы и нормы отношений организации со СМИ с учетом разработанной внутренней классификации.
Назначение ИП: утвержденный действенный инструментарий и правила, согласно которым сотрудники компании могут оценить важность вверенной им информации, смогут смело использовать ее в собственных интересах и интересах компании.
Информационные классификаторы (по актуальности информации, степени открытости):
Любой сотрудник должен в точности оценить важность и стоимость той или иной информации. Это повысит информационную безопасность и снизит издержки на информационную поддержку.
Отсутствие четко выраженной политики может приводить к бездеятельности тех или иных сотрудников либо приводит к печальным результатам воровства и продажи информации.
Основные принципы формирования информационной политики организации:
Стратегические функции пресс-службы по разработке информационно-коммуникационной политики организации
Стратегический план пресс-службы – долгосрочные планы: точный комплекс мероприятий, позволяющих эффективно взаимодействовать со СМИ и обеспечивающих постоянное присутствие организации в информационном пространстве.
Основные стратегические цели пресс-службы:
PR-план является важным элементом PR-стратегии.
Формирование информационного поля организации:
Двойная направленность деятельности пресс-службы:
Пресс-служба решает следующие задачи:
Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 13 марта 2015 года; проверки требуют 17 правок.
Пресс-служба — подразделение организации, госучреждения или органа власти, осуществляющее взаимодействие данной структуры с прессой и прочими средствами массовой информации. Взаимодействие происходит посредством выпуска пресс-релизов и организации пресс-конференций, консультаций по интернету. Взаимодействие с прессой может осуществляться как одним лицом — пресс-секретарём организации, так и всеми сотрудниками службы.
Пресс-служба решает две задачи:
В зависимости от объёма работ связи со СМИ могут выполняться следующими специалистами:
Задачами пресс-службы являются:
Публикуя материалы, предоставленные пресс-службой, средства массовой информации рассчитывают получить взамен информацию о самой компании или о сфере её деятельности. В некоторых случаях это могут быть просто бэкграунды, хотя иногда они могут оказаться выгодной рекламой.
Направления работы пресс-службы
Чтобы успешно выполнять свои функции, пресс-служба должна быть готова к работе по следующим направлениям:
Цель любой пресс-службы — формирование и поддержка положительной репутации. Всё остальное — задачи, направленные на выполнение поставленной цели.
