ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Создавайте шаблоны для Комбинатора

Загружайте свои документы для создания умного шаблона, создавайте документ в удобном текстовом редакторе, похожем на привычный MS Word. На 99% форматирование ваших многостраничных документов останется в неизменном виде.

Получите 7 дней доступа

для создания шаблонов без ограничений

Простой редактор шаблонов

Визуальный редактор позволяет создавать шаблоны документов в привычном окружении, максимально похожем на редактор Microsoft Word

Формат текста шаблона также полностью совместим с форматом Word, что позволяет быстро создать шаблон на основе любого существующего текста с сохранением всех особенностей форматирования оригинала.

Для работы с редактором шаблонов нужно иметь действующий аккаунт и требуется доступ в интернет, так как создание, редактирование, хранение шаблонов и документов происходит в облаке. Запросить доступ

Комбинатор предусмотрел все необходимые инструменты для создания умных шаблонов:


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Поля различных типов

Выбирайте тип размещаемой информации: текстовые, числовые, даты и т. д.


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Директивы условий, ветвлений, циклов

Гибко задавайте логику заполнения документа


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Грамотное заполнение с функцией склонения по падежам


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Проводите простые вычисления сразу при заполнении документа: суммируйте, находите минимальное-максимальное значения, или вычислите среднее значение


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Функции работы со строками

Структурируйте данные, добавляйте перечисление, объединяйте строки


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Связь данных с табличным представлением, меняйте значения и таблица сама изменится

Минимальные системные требования:

Наш сотрудник согласует видеовстречу в удобное для вас время

Кажется сложным и нет времени на шаблоны? Закажите изготовление шаблона с сохранением форматирования

Заказ на изготовление шаблонов

Менеджер свяжется с вами по указанным контактам

Узнайте о работе с программой или свяжитесь с технической поддержкой

Помощь специалистов через 4 канала связи, удаленное подключение

Обзор, обучение по созданию и заполнению, презентация на Youtube

Электронное руководство пользователя

Помогите нам сделать Комбинатор лучше:

Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.

Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.

На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.

С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.

Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе

Задача

Необходимо автоматизировать заполнение большого количества однотипных документовWord данными из Excel. Например, такими данными как ФИО клиента, номер договора и так далее.

Проблема №1. Заполнение документов. Вручную заполнение десятков документов занимает приличное время. И повышает вероятность ошибок. Поэтому необходимо из формы в Excel заполнять данные в документах в автоматическом режиме.

Проблема №2. Сохранение данных в реестре на отдельном листе. Структурированные данные удобно обрабатывать, а также по ним можно заново сгенерировать документы. Да и просто удобнее хранить эти данные в табличной форме, а не в ворохе документов word.

Проблема №3. Повторяющаяся информация. Некоторые данные, например информация о юридических лицах, с которыми компания клиента часто работает, имеет однотипный характер. Поэтому необходимо автоматизировать внесение этой информации.

Реализация

Для начала необходимо указать программе, где хранятся шаблоны заполнения документов, и куда складывать готовые документы. Этот функционал был реализован через отдельный лист Excel. При нажатии на кнопку рядом с пунктом меню открывается диалоговое окно выбора папки, поэтому нет необходимости копировать пути из проводника.

Заполнение документов

Разобравшись с настройками, переходим к основному функционалу. Для начала необходимо пояснить, что есть шаблон для автоматического заполнения документов. Шаблон имеет следующий вид:

При этом, при подготовке шаблонов, нет необходимости вводить эти метки вручную. Достаточно дважды кликнуть по названию поля формы и в буфер обмена будет скопирована нужная метка. Останется только вставить ее в документ Word (сочетание клавиш Ctrl + C).

После ввода данных нужно лишь нажать кнопку «Подготовить документы» на ленте меню и все документы из папки шаблонов будут обработаны, а готовые файлы будут сохранены в папке итоговых файлов, которая тоже указана в меню программы.

Однако при такой работе, после нескольких генераций, в папке итоговых файлов оказывается очень больше количество документов. Дабы упорядочить хранение файлов одно из полей формы выбирается для создания подпапок. В данном случае это поле «Гос. Знак тс цедента». То есть, при создании документов в папке итоговых файлов будет создана дополнительная директория с номером ТС. И уже в нее будут сохранятся документы. Но вообще поле может быть любым, также можно создать многоуровневую систему, основанную на нескольких полях. Например, подпапка с «Гос. знаком тс», а в ней подпапка с «номер договора».

Кнопка очистить форму служит, как ясно из названия для быстрой очистки формы.

Сохранение данных в реестре на отдельном листе

После создания документов данные записываются в реестр. При этом ключевым полем является номер договора. Если в реестре нет такого номера, то данные добавляются. В противном случае программа запросит разрешение на перезапись данных. Так же стоит учесть, что в реестр попадают не все данные из формы, а только те, имена полей которых совпадают с названием столбцов в реестре. При этом не нужно совершать никаких дополнительных манипуляций. Программа сама найдет все сопоставления и вставит нужные данные.

Если поставить курсор на номер договора и нажать кнопку «Заполнить форму», то программа сама заполнит форму по тому же принципу соответствия названий. Что очень удобно если понадобится, например, внести изменения в документы. Загружаем данные в форму, редактируем данные. После чего нажимаем «Подготовить документы» и программа сама обновит данные в документах и внесет изменения в реестр, запросив на это разрешения.

Повторяющаяся информация

Этот функционал был реализован через умные таблицы и формулы на форме. Сам список компаний выглядит так:

Это умная таблица, что позволяет добавлять и удалять любое количество данных, не внося изменения в формулы формы.

При воде в поле «Страховая» данные для полей «Ген. Дир. Страховой» и «Р/С Страховой» подтягиваются автоматически, если имя компании присутствует в таблице компаний.

Итог

Таким образом большой объем ручной работы решается очень быстро. Достаточно лишь ввести данные в форму и нажать «Подготовить документы», если этих данных нет в реестре. А если эти данные присутствуют, то решение этой задачи занимает буквально несколько кликов мыши. К тому же, значительно снижается вероятность ошибок. И появляется возможность анализа данных, благодаря хранению всех данных в реестре.

В этой статье описано, как пользоваться программой заполнения документов.

Рекомендую также посмотреть видеоинструкцию, где рассказывается о назначении программы, её настройке, и показан процесс её работы.

Как пользоваться надстройкой (порядок работы):

2) разблокируйте и запустите файл надстройки, при этом в Excel появится панель инструментов (подробнее о том, где искать эту панель)
Порядок разблокировки и запуска отображается во всплывающем окне при скачивании

3) на панели инструментов нажмите кнопку «Настройки», и укажите путь к папке, содержащей шаблоны документов
(или переместите шаблоны документов в папку, указанную в настройках)

По умолчанию, программа ищет шаблоны в папке с названием «», а создаваемые файлы помещает в папку «»

Обе эти папки располагаются в том же каталоге, что и файл надстройки, и создаются автоматически при первом открытии формы «О программе» (или нажатии кнопки «Настройки» на панели инструментов)


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

4) откройте в Excel таблицу, содержащую данные для заполнения шаблонов
(порядок открытия таблицы с данными, и файла надстройки, не важен, – можно сначала запустить надстройку, а потом открыть файл с данными, а можно при открытом файле с данными запустить надстройку)

В качестве примера, можете использовать прикреплённый к статье файл Excel с списком сотрудников

5) выделите строки в таблице Excel, для которых надо сформировать документы
(выделять строки целиком необязательно – достаточно выделить хотя бы по одной ячейке в каждой строке. Для выделения несмежных строк – к примеру, строк с номерами 3,7,10, – удерживайте клавишу CTRL при выделении ячеек)


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

6) Нажмите на панели инструментов кнопку «Сформировать документы»

Если в папке «Шаблоны» присутствуют корректные шаблоны (например, файлы с расширением DOC, DOT, XLS, TXT),
то в папке «Результат» через несколько секунд появятся созданные файлы, заполненные данными из выделенных строк

Пример результата (в папке «Документы»):


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Как настроить шаблоны документов и таблицу Excel, чтобы заполнение выполнялось корректно:

Всё очень просто: возьмите шаблон – файл Excel (или Word) – и в те места шаблона, куда надо подставлять данные из исходной таблицы, поместите название столбца в фигурных скобках.

Например, если в образце создаваемого документа Word есть текст: Директор ООО «Рога и Копыта» Иванов Иван Скотиныч,

и вы хотите, чтобы вместо ООО «Рога и Копыта» подставлялось название организации из столбца «Фирма»,
а вместо текста «Иванов Иван Скотиныч» в документе оказывалось ФИО сотрудника из одноимённого столбца,

Обратите внимание: в шаблон подставляется только текст из исходной таблицы Excel.

Форматирование текста используется то, какое было в шаблоне на месте вставляемых данных.

Возможности программы

Программа представляет собой расширение функционала в Excel. После установки на ленте меню появится отдельная вкладка для автоматизации заполнения документов. Почему Excel? Все просто – это самый привычный формат для пользователя по ведению реестра и заполнению различных форм. Не нужно обучаться новому функционалу и осваивать сложные программы, все необходимое уже есть. Вы продолжаете как обычно заполнять форму Excel но плюс к этому получаете возможность автоматически генерировать документы. Вот так выглядит лента меню в программе:


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Пример создания форм заполнения

Создавайте простые формы для заполнения прямо в Excel. Просто укажите программе какие ячейки (поля) вы хотите вставлять в отчеты. Вы также можете создавать сложные формы для заполнения документов с различными условиями. Например, договоры, где различные формулировки должны вставляться при определенных условиях. Подробнее про создание форм в Excel.

Вставка функций

Часто при заполнении мы указываем числа прописью или склоняем фамилии или должности по падежам. Теперь вы сможете вставить функцию в Excel и она автоматически сделает это за вас. Вам потребуется один раз указать ФИО, а программа сама просклоняет ее и подготовит к вставке в документ. Аналогично с должностями или другими фразами. Программа склоняет фразы по всем падежам русского языка.

Необходимо вставить сумму, количество или дни прописью – тоже не проблема в программе имеются функции для записи прописью любых данных.

Заполнение шаблона

После того как шаблон готов, данные в него вставляются из формы Excel всего одной кнопкой.

Заполнение нескольких документов

Как правило, единовременно необходимо заполнить сразу несколько документов. Например договор и счет на аванс, акт выполненных работ и счет-фактуру  и так далее. В программе предусмотрена возможность заполнения сразу нескольких документов.

Создание и ведение реестра документов

Помимо заполнения документов в программе можно вести реестр создаваемых документов. Данные будут автоматически переноситься в реестр и вы сможете к ним вернуться спустя время. Вы сможете повторно создавать документы или исправлять в них данные нажав пару кнопок.

Реестр документов можно настраивать по своему усмотрению добавляя в него формулы или дополнительные данные, а можно и наоборот хранить в нем только выжимку информации.

В дальнейшем у нас в панах добавить функционал документооборота с возможностью создавать напоминания и визуальным отслеживанием статусов.

Инструкция по установке программы.

Система для быстрого и безошибочного создания онлайн

Для всех, кто заполняет много документов

Комбинатор поможет |

Освободите от рутинных задач себя, своих сотрудников, коллег и партнеров


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Храните шаблоны в архиве с доступом онлайн


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Заполняйте шаблон данными


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Сделайте умный шаблон на основе документа


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Возьмите ваш документ как образец


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Готовый документ можно сохранить как PDF (DOC)


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Готовый документ можно напечатать

Заполняйте типовые документы до 8 раз быстрее

Автозаполнение и отдельная форма для исключения человеческого фактора

Экономьте деньги и время

Оптимизация бюджета на документооборот на 20% и высвобождение 3 рабочих часов в день

We work hard every day to make life of our clients better and happier

Более 400 документов от юристов для турбизнеса «Байбородин и партнеры»

Пакеты шаблонов со скидкой 50%

Особые условия для членов профессиональных объединений

Логистика, СНТ, туризм, юристы по банкротству

Контракты по 44-ФЗ или 223-ФЗ

Почему выбирают Комбинатор?

Частые трудные ситуации, которые можно решить:

What You’ll Get

Это Ольга, менеджер по работе с vip-клиентами в КРУПНОМ банке.

Петр высококлассный юрист. Он начальник юридического отдела БОЛЬШОГО завода.

Петр закончил юридический с красным дипломом, получил вторую вышку по экономике и защитил диссертацию. У него 15 лет практики и теперь половину своего рабочего времени Петр занимается монотонной вычиткой типовых договоров. Менеджеры отдела продаж завода составляют договоры в простом редакторе текста, обычно беря за образец предыдущий договор. Все возможные варианты договора давно проработаны юридическим отделом, однако Петру все равно приходится вчитываться в каждую букву. Ведь сотрудник может внести любые исправления в текст документа, например, немного изменив условия по просьбе клиента. А даже небольшая неточность может обойтись заводу в миллионы рублей. Поужинает сегодня Петр с семьёй или будет допоздна разбирать накопившуюся рутину?

Это Светлана, владелица небольшой адвокатской конторы, где работают настоящие профессионалы.

Профессионализм стоит дорого и, несмотря на маленький штат, зарплатный фонд ежемесячно составляет внушительную сумму. Чтобы хватало денег и на зарплату, и на расходы, и оставалась прибыль, Светлане необходимо расширять клиентскую базу. Но как это сделать, если все сотрудники заняты по полной? Ведь, как минимум, треть времени они вынуждены заниматься повторяющимся однотипным заполнением документов. Сможет Светлана оптимизировать работу штата или так и будет грустно смотреть на свой офис?

Как экономить до 5 раз больше?

Попробуйте простой калькулятор, чтобы оценить свои ежегодные затраты на подготовку документов и возможную выгоду от внедрения Комбинатора

Мы сделали Комбинатор, чтобы освободить пользователей от рутинной работы по созданию и заполнению типовых документов и значительно сократить ошибки от ручного ввода информации в шаблонные документы. Это средство NO-CODE автоматизации, т. е. не требующее навыков программирования или привлечения программистов.


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Начать пользоваться очень просто

Попробуйте работу с Комбинатором:

свои документы для создания умного шаблона, редактируйте информацию в удобном текстовом редакторе, похожем на привычный MS Word. На 99% форматирование ваших многостраничных документов останется в неизменном виде.

Теперь все работает онлайн

Для работы требуется доступ в интернет и нужно иметь действующий аккаунт Комбинатора

документ онлайн, без привязки к рабочему месту, печатайте или экспортируйте его при необходимости в PDF, DOCX, RTF. Или выберите готовый шаблон договора, иска, заявления, акта и сразу используйте их в работе.

Есть интеграция с Битрикс24!

В Комбинаторе можно получать данные из различных источников данных., в т. ч. из Битрикс24.

Создавайте собственные справочники для хранения нужной вам информации — организации, физические лица, каталог товаров или услуг. Используйте информацию из ваших справочников при заполнении документов

Клиенты и Партнерство

С нами уже сотрудничают:

СРО НП «Союз риэлторов Барнаула и Алтая»

Действительный член Российской Гильдии Риэлторов, Алтайской торгово-промышленной палаты, Алтайского Союза Предпринимателей

Московский Художественный театр им. А. П. Чехова

Гильдия риэлторов Московской области

Гильдия является мощной саморегулируемой организацией Московской области, объединяющей более 150 компаний.

Ведущий международный производитель надежных и эффективных строительных материалов и систем. Компания предлагает рынку новейшие технологии, сочетающие в себе разработки собственных Научных центров и передовой мировой опыт.

Группа правовых компаний «Атлант»

Первый маркетплейс услуг в сфере недвижимости

Гильдия Риэлторов Калининграда

Сообщество профессионалов рынка недвижимости Калининграда.

Российская гильдия риэлторов

Национальное объединение профессионалов рынка недвижимости РФ, входит около 1200 компаний, 56 региональных ассоциаций.

Мы на постоянной основе собираем отзывы о работе с Комбинатором и публикуем их:

Адвокат Михаил Давыдов, рег. № 22/758

Автоматическое заполнение документов

Бесплатный многопользовательский веб-сервис для быстрого создания и заполнения документов любых типов. Более 1000 зарегистрированных пользователей!

Видеопрезентация

Сервис заполнения документов состоит из программы-клиента и личного кабинета на сайте.

Создание и заполнение документов осуществляется программой-клиентом, установленной на компьютере пользователя. Распределение всех проектов и управление пользователями производится через личный кабинет администратора.

О Клиенте О личном кабинете


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Уникальная система автоматизированного заполнения документов.

Функциональные возможности клиента (конструктор документов)

Шаблоны представляют собой файлы с расширением: dot(x), xlt(x), txt, html, xml.

Метки

Шаблон содержит специально оформленные маркеры, которые заменяются данными.

Проекты

Проект, это группа шаблонов и набор меток (настраиваемых полей) для их заполнения.

Настройки

Делятся на локальный и серверные, которые в свою очередь делятся на общие и проектные.

Гибкая настройка окна для ввода данных и удобное заполнение полей с проверкой.

Архив

Автоматическое сохранение всех созданных документов с повторным их использованием.

Drag and drop

Метки можно перетаскивать мышью из списка в шаблон документа и наоборот, а также между открытыми копиями программы клиента.

База файлов данных

Используется для быстрого заполнения полей меток наборами данных из файлов Excel.

Мультизаполнение

Для создания комплектов одинаковых документов с разными наборами данных (писем, этикеток, визиток и т. д.).

Автовход

Файлы автоматизации и макросы, позволяют выполнять любые нестандартные задачи.

Примеры проектов по заполнению документов


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Конверт (индекс картинками)


ПРОГРАММА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ EXCEL

Конверт (индекс шрифтом)

Минимальный пакет доступа

Примечание. Доступно увеличение ресурсов, для этого необходимо подать заявку в форме обратной связи. Дисковое пространство на сервере используется только для хранения шаблонов и данных по проекту (ZIP), созданные документы хранятся на компьютере пользователя.