Условие о сроке поставки, которое стороны согласовали в договоре, не всегда получается исполнить из-за различных обстоятельств. Чтобы согласовать с контрагентом новые сроки, не потеряв при этом партнерские отношения, следует грамотно составить письмо о переносе сроков поставки. Как это сделать — читайте в статье.
Оформление письма о задержке поставки товара
Действующее законодательство не устанавливает требований к форме письма о задержке поставки товара от поставщика, поэтому его можно составить в произвольном виде. Если у вашей организации разработан фирменный бланк с указанием реквизитов, составьте письмо на этом бланке.
При оформлении письма о задержке поставки рекомендуем применять следующие правила:
Если письмо будет занимать несколько страниц, каждая страница должна быть пронумерована. Нумерация проставляется в нижнем поле документа посередине или справа.
Чтобы привлечь внимание контрагента к наиболее важным местам письма о переносе сроков поставки товара, указанные отрывки, предложения, абзацы можно выделить курсивом или жирным шрифтом. Однако мы не рекомендуем этим злоупотреблять, чтобы у получателя не возник зрительный дискомфорт при чтении вашего письма.
Правила для оформления документов содержит государственный стандарт (ГОСТ Р 7.0.97-2016. « Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Применение указанных нехитрых правил позволит вам произвести благоприятное впечатление на покупателя и сформировать представление о себе как о серьезной, надежной и солидной организации.
Структура письма о задержке поставки товара
Условно письмо о переносе сроков поставки можно разделить на следующие части:
1) шапка письма;
2) вводная часть;
3) описательная часть;
4) заключительная часть.
Шапка письма о задержке поставки товара
В этой части следует указать наименование и реквизиты получателя и отправителя письма. Рекомендуем в реквизиты поставщика включить информацию о контактных номерах телефонов и адресах электронной почты уполномоченных представителей поставщика.
Дополнительно в шапке письма должны быть указаны исходящий номер и дата составления письма.
Чтобы придать письму более личный и дружественный тон, начать обращение к высшему должностному лицу контрагента надо со слов: «Уважаемый(-ая) __________________ (имя, отчество должностного лица)!».
Вводная часть письма о задержке поставки товара
В указанной части необходимо указать реквизиты договора, в рамках которого осуществляется поставка товара, предмет договора и ссылку на пункт договора, приложения к нему, в котором установлены сроки поставки.
Здесь вы можете использовать формулировку из нижеприведенного примера.
«__»_____________20__г. между _____________(наименование поставщика) и __________(наименование покупателя) заключен Договор поставки №__, в соответствии с которым ________________________________________(указать предмет договора поставки) (далее – Договор).
Согласно п.__ Договора сроки поставки товара составляют _________________.
Описательная часть письма о задержке поставки товара
В этой части письма вам необходимо указать сроки переноса поставки (новую дату поставки) и причины изменения сроков поставки, среди которых могут быть:
1) вы нарушили сроки из-за вашего поставщика (производителя);
2) вы нарушили сроки из-за перевозчика;
3) вы нарушили сроки из-за встречного нарушения обязанностей покупателем;
4) вы нарушили сроки из-за обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор).
От причины, по которой вы переносите сроки поставки, во многом зависит манера изложения письма, которую вам нужно будет использовать.
Вы нарушили сроки из-за вашего поставщика или перевозчика
Если причиной задержки поставки являются обстоятельства, которые не зависят от покупателя и не являются форс-мажором, рекомендуем придерживаться более мягкой и дружелюбной манеры. Вам необходимо убедить покупателя пойти вам навстречу и заключить дополнительное соглашение о переносе сроков поставки без применения к вам штрафных санкций. Если вы ранее работали с покупателем, в письме можно указать на предыдущий опыт вашего сотрудничества в качестве подтверждения вашей надежности как поставщика.
При обосновании переноса сроков поставки вы можете использовать следующие формулировки:
Для того чтобы с большей долей вероятности расположить к себе покупателя, вам необходимо указать (при возможности), какие меры вы предпринимаете, чтобы надлежащим образом выполнить свои обязательства по поставке товара.
Вы нарушили сроки из-за действий или бездействия покупателя
В случае если причиной задержки явились действия (бездействие) покупателя, письмо о переносе сроков поставки необходимо изложить в более строгой и официальной манере, чтобы подчеркнуть вину покупателя и подтолкнуть покупателя к выполнению им встречных обязательств, препятствующих поставке товара в указанные в договоре сроки.
Вы нарушили сроки из-за форс-мажорных обстоятельств
Если причиной, по которой сроки поставки товара пришлось перенести, послужили обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор), в письмо необходимо включить ссылку на документы, подтверждающие наступление и продолжительность действия указанных обстоятельств. В большинстве случаев на практике этими документами являются заключения Торгово-промышленной палаты РФ или торгово-промышленных палат субъектов РФ. Перечень документов, подтверждающих наступление обстоятельств непреодолимой силы, может быть установлен в договоре поставки.
Заключительная часть письма о задержке поставки товара
В заключительной части письма можно предложить покупателю подписать дополнительное соглашение к договору поставки и указать новые сроки поставки товара. Проект дополнительного соглашения необходимо приложить к письму о задержке поставки или отправить покупателю отдельно в случае, если вы получите его согласие перенести сроки и заключить дополнительное соглашение.
В заключительной части уместно выразить надежду на понимание со стороны покупателя и благодарность покупателю за долгосрочное сотрудничество.
Письмо также должно содержать перечень приложений (материалов), которые подтверждают ваши аргументы, указанные в письме (копии писем ваших контрагентов, актов уполномоченных государственных органов, иных документов).
В современных условиях бизнеса соблюдение календарных дат становится одним из основных аспектов успешной работы компании. Определение и выполнение работ в назначенные сроки является гарантией достижения поставленных целей и получения желаемого результата.
Важность выполнения работ в оговоренные календарные даты подтверждается моментом обязательств, принятых сторонами при заключении договора. Однако, не всегда подрядчик может уложиться в установленный срок. Иногда возникают непредвиденные обстоятельства, которые могут повлиять на способы исолнения работ, не позволяя соблюсти срок.
В случае невозможности завершения работ в срок, в соответствии с договором, подрядчик имеет право направить заказчику письмо о переносе сроков выполнения работ. Перенос сроков является обоснованным способом разрешения возникшей ситуации и позволяет сторонам договора приступить к выполнению работ в новые даты, с учетом измененных обстоятельств.
Образец письма о переносе сроков выполнения работ является важным инструментом для подрядчика, позволяющим корректно и четко изложить причины, которые препятствуют соблюдению оговоренных календарных дат. Такое письмо помогает подчеркнуть серьезность ситуации и обеспечить понимание заказчика, готовность сотрудничать в вопросе переноса сроков.
Письмо о переносе сроков выполнения работ
Установленный договором срок выполнения работ не может быть соблюден по ряду объективных причин. На момент исполнения обязательств возникли встречные проблемы, которые не позволяют укладываться в календарные даты.
Подрядчик информирует, что в ходе выполнения работ столкнулся с непредвиденными обстоятельствами, которые задерживают рабочий процесс. Данная ситуация связана с внешним воздействием и выходит за рамки контроля исполнителя.
В связи с вышеупомянутыми проблемами, Подрядчик просит разрешить перенести установленные сроки выполнения работ на более поздние даты. Определенные способы решения данной ситуации будут обсуждены на предстоящем совещании.
Образец переноса сроков выполнения работ
На основании действующего договора о выполнении работ, приходится информировать о произошедших изменениях в сроках и датами, которые были оговорены в документе.
В ходе исполнения обязательств по подписанному с подрядчиком договору, выяснилось, что установленный срок выполнения работ не укладывается в определенные календарные даты.
Встречные обстоятельства, явившиеся препятствиями для выполнения работ в срок, включают в себя непредвиденные технические проблемы и необходимые дополнительные работы, недоступность ресурсов и переоценку объемов работ.
В связи с этим, предлагаем согласовать новые календарные даты и определить способы выполнения работ, чтобы обеспечить более эффективное исполнение обязательств.
В приложении к данному письму представлено предложение о переносе сроков выполнения работ и подробное обоснование необходимости изменений.
Надеемся на ваше понимание и согласие на указанные изменения.
Определение сроков календарными датами
Определение сроков выполнения обязательств в ходе договорных отношений является важной задачей, которая должна быть урегулирована с помощью ясных и точных положений в договоре. Календарные даты являются удобным способом определения временных рамок, в которые подрядчик должен выполнить работы.
В момент исполнения договором подрядчик должен укладываться в установленный срок, который представляет собой диапазон календарных дат. Это позволяет контролировать ход выполнения работ и обеспечивает более точное исполнение обязательств.
Для определения сроков работ календарными датами можно использовать различные способы. Например, можно указать конкретные даты начала и окончания работ, либо задать определенное количество календарных дней или недель, в которые работы должны быть выполнены.
Также, при оформлении договорных отношений, можно предусмотреть возможность внесения встречных изменений в сроки работ. Например, можно предусмотреть возможность переноса сроков выполнения работ по взаимному согласию сторон или в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.
Определение сроков с момента исполнения обязательств
Сроки выполнения работ, установленные в договоре подрядчиком, считаются календарными датами, начиная с момента исполнения обязательств. В ходе определения сроков выполнения работ могут возникнуть встречные требования и споры между исполнителем и заказчиком.
Установленный договором срок выполнения работ должен быть реалистичным и соответствовать объему и сложности выполняемых задач. В случае несоблюдения сроков подрядчиком, заказчик имеет право применить необходимые меры в соответствии с законодательством.
Существует несколько способов определения сроков выполнения работ. Это может быть фиксированный срок, определенный точно календарной датой, либо срок, указанный в днях, неделях или месяцах. Отдельно можно установить технические сроки и сроки, связанные с предоставлением необходимой документации или материалов.
При определении сроков выполнения работ необходимо учитывать все факторы, влияющие на ход и продолжительность выполнения работ. В случае, когда сроки не могут быть точно установлены, можно использовать приближенные сроки, которые укладываются в установленный договором срок.
Важно следить за выполнением сроков и обеспечить своевременное завершение работ, чтобы избежать возможных штрафных санкций или претензий со стороны заказчика. Подрядчик должен иметь в виду, что несоблюдение сроков может повлиять на его репутацию и возможность получения новых заказов.
Невыполнение сроков по договору
Подписание договором между заказчиком и подрядчиком является важным этапом начала сотрудничества. В нем прописываются все условия, включая сроки выполнения работ. Однако, не всегда подрядчик укладывается в календарные даты, что может приводить к невыполнению сроков.
Неправильная оценка времени, сложность работ, встречные обстоятельства или просто несоблюдение договорных обязательств могут стать причиной нарушения сроков выполнения работ. В таких случаях, возникает необходимость в пересмотров договора и переносе дат исполнения обязательств.
Для определения причин и последующего переноса сроков исполнения работ, необходимо провести анализ хода выполнения договора. Важно выявить причину невыполнения сроков и найти способы их исправления, чтобы подрядчик уложился в установленные договором сроки.
В случае невозможности подрядчика выполнить работы в установленные договором сроки, заказчик и подрядчик могут внести изменения в договор, перенеся сроки выполнения работ на более поздние даты. Это позволяет обоим сторонам адаптироваться к новым условиям и продолжить сотрудничество.
Важно учесть, что перенос сроков должен быть оформлен в письменной форме, с учетом не только новой даты завершения работ, но и предполагаемого времени выполнения оставшихся работ. Также следует учитывать возможные финансовые и временные последствия, связанные с изменением сроков исполнения обязательств.
Подрядчик не укладывается в сроки выполнения работ
В процессе выполнения работ по договору подрядчиком возникли определенные проблемы, в результате чего он не укладывается в установленный календарными датами срок выполнения обязательств.
В ходе выполнения работ выявились непредвиденные сложности, которые требуют дополнительного времени для решения. Подрядчик сталкивается с техническими проблемами и осложнениями, которые не были изначально предусмотрены договором.
Подрядчик идет на необходимые меры для исполнения своих обязательств и завершения работ в кратчайшие сроки. Он ищет способы ускорения выполнения работ и минимизации задержек, чтобы вернуться к оригинальным календарным срокам.
Подрядчик осознает важность и значимость соблюдения договорных обязательств и стремится уладить все встречные проблемы в процессе выполнения работ. В данный момент он активно ведет переговоры с заказчиком и предлагает соответствующие корректировки графика работ.
В целях полного и точного определения причин задержек в выполнении работ подрядчик проводит необходимые анализы и исследования. Он сотрудничает с заказчиком и предоставляет все необходимые объяснения и обоснования, а также информацию о мерах, которые он предпринимает для ускорения хода работ.
Хотя подрядчик не укладывается в установленный договором срок, он принимает на себя полную ответственность за задержки и обязуется компенсировать возникшие у заказчика убытки. Подрядчик считает это приоритетным вопросом и прилагает все усилия для восстановления затронутых дат и достижения оригинального графика работ.
Способы определения сроков работ
Определение сроков работ является важным этапом в организации процесса выполнения проектов. Подрядчик и заказчик должны согласовать время, необходимое для выполнения задач, и закрепить его в договоре. Существуют различные способы определения сроков работ.
Одним из способов определения сроков работ является календарное планирование. Заказчик предоставляет подрядчику график, в котором указываются даты начала и окончания каждой задачи. Подрядчик обязан придерживаться указанных дат и выполнить работы в установленные сроки. Этот способ позволяет точно контролировать ход выполнения работ.
Другим способом определения сроков работ является определение их длительности на основе опыта и профессиональных навыков подрядчика. Используя свой опыт и знания, подрядчик может расчитать время, требуемое для выполнения определенной задачи. Однако такой способ может быть менее точным, так как может возникнуть ряд непредвиденных обстоятельств, которые могут задержать выполнение работ.
Также, сроки выполнения работ могут быть определены в ходе исполнения договора. В этом случае, заказчик и подрядчик могут согласовывать сроки по мере продвижения работ. Этот способ даёт возможность реагировать на всяческие встречные препятствия и корректировать сроки в зависимости от хода выполнения работ.
Независимо от выбранного способа определения сроков работ, очень важно укладываться в обозначенные даты. Соблюдение сроков является обязательством подрядчика и способом обеспечения качества выполнения проекта. Заказчик может контролировать процесс выполнения работ и оценивать подрядчика исходя из его способности выполнять в срок.
