ФОРМА И ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ В ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКЕ И 11 8 ФОРМЫ

УПРАЖНЕНИЕ 12 – Работа с формами

Формы и их назначение

В
делопроизводстве постоянно приходится
иметь дело с различными типами форм.
Раньше приходилось хранить большие
запасы бланков для форм, которые
готовились типографским способом и
печатались заранее большими тиражами.
Средства подготовки форм, предоставляемые
Word, позволяют полностью
отказаться от этого метода, и хранить
только шаблоны форм, распечатывая их
по мере необходимости. Такой метод
подготовки форм дает значительный
экономический выигрыш.

Форма
– это структурированный документ со
специальными незаполненными областями,
называемыми полями формы, в которые
вводятся данные. Данные могут вводиться
непосредственно с клавиатуры или
выбираться в раскрывающихся списках.
Пользователь может создать форму, а
другие пользователи заполнят ее в
Microsoft Word.

В
редакторе Word можно создать следующие
виды форм:

Печатныеформы, как следует из названия,
распечатываются и заполняются на бумаге.
Печатная форма ничем не отличается от
обычного документа Word.

Электронныеформы значительно удобнее печатных
форм, так как заполняются прямо на
компьютере, и поэтому идеально подходят
для распространения через электронную
почту или по сети.

Электронная
форма состоит из двух типов элементов:
постоянной
части
и полей.

Постоянная
часть
может содержать текст, таблицы с данными,
рисунки и другие объекты, которые НЕ
могут быть изменены пользователем,
заполняющим форму. Эти элементы задаются
разработчиком формы. Постоянная часть
при заполнении формы остается неизменной.

Поля
– это незаполненные области, где
размещаются сведения определенной
категории, т.е. места, предназначенные
для ввода данных пользователем,
заполняющим форму.

Заполнение
формы возможно только после установки
соответствующей защиты документа.

Создание постоянной части формы

Первым
этапом создания формы является создание
и оформление постоянной части. Для
структурирования и организации данных
на странице удобно пользоваться
таблицами, ячейки которых отлично
подходят для размещения информационных
полей. Такие возможности таблиц, как
выравнивание текста, рамки для выделения
заполняемых полей, выделение цветом
заголовков и другие специальные приемы,
делают форму более привлекательной и
легкой в использовании.

Электронные
формы позволяют выполнять автоматическую
проверку введенных данных, обновление
зависимых полей (например, полей города
и области при вводе почтового индекса),
различные вычисления (например,
автоматический расчет итоговой суммы
в бланке заказа). Для упрощения заполнения
к полям формы обычно добавляют подсказки.

Разработчик
формы создает ее образец. Так как
предполагается многократное использование,
то необходимо создать форму, которая
будет хранится в виде шаблона. Для
использовании формы создается новый
документ на основе этого шаблона. При
этом никаких изменений в шаблон не
вносится, и он может использоваться
повторно.

Итак,
разработка электронной формы состоит
из трех этапов:

После
завершения создания формы и установки
защиты пользователи могут только вводить
текст или выбирать значения из списка.
Остальная часть документа для них
недоступна.

В
созданной и защищенной форме изменить
параметры оформления содержимого поля
будет невозможно. Все оформление
необходимо произвести на этапе создания
формы.

Все
эти этапы последовательно описаны с
следующих параграфах.

Обычно
разработчик базы данных создает структуру
таблиц и запросов,
но заполнением таблиц информацией он
не занимается. Для
этого есть специальные кадры (обычно
малоквалифицированные),
выполняющие функции наборщиков. Для
упрощения их
труда разработчик базы может подготовить
специальные объекты
— формы.

Форма
представляет собой некий электронный
бланк, в котором имеются
поля для ввода данных. Наборщик вводит
данные в эти поля,
и данные автоматически заносятся в
таблицы базы.

Данные
в таблицу можно вносить и без помощи
каких-либо форм,
но существуют, по крайней мере, четыре
причины которые делают
формы незаменимым средством ввода
данных в базу.

Создание форм

Как и
другие объекты Access,
формы можно создавать вруч­ную или
автоматически, причем несколькими
способами. При создании таблиц и запросов
мы рекомендовали на первых порах
автоматическими
средствами не пользоваться, чтобы
вникнуть в терминологию
и подготовить себя к работе с Мастером,
задающим непонятные
для начинающих вопросы. С формами дело
обстоит иначе.
Они состоят из многочисленных элементов
управления, и от того,
насколько аккуратно эти элементы
расположены на экране, зависит
внешний вид формы.

Автоматические
средства
позволяют создавать
аккуратные формы и не задают пользователю
лишних вопросов.
Начинать работу лучше с них.

Создание
формы с помощью Мастера

Создавая
формы автоматическими средствами, можно
не заду­мываться над их структурой,
но при разработке формы вручную со
структурой приходится иметь дело.

Структуру
формы составляют ее разделы,
а
разделы содержат эле­менты
управления.

В
нашем случае заполнена только область
данных. Так произо­шло
потому, что форму создавал Мастер,
который не потру­дился
создать и заполнить вспомогательные
разделы.

6. Размеры
разделов и размеры рабочего поля формы
можно изменять
с помощью мыши. При наведении на границу
раздела указатель
меняет форму. В этот момент границу
можно пере­мещать
методом перетаскивания.

Форма
является удобным средством для просмотра
БД, а также для ввода дан­ных и их
корректировки. В форме обычно отображаются
поля одной строки таблицы или за­проса.
Однако в форме можно отображать данные
нескольких связанных таблиц или запросов.
Применение форм позволяет упростить
ввод данных в БД и сократить количество
допускаемых ошибок ввода. Для этого
форма снабжается:

При
проектировании формы можно использовать
текстовые строки, рисунки и линии,
кнопки, списковые окна и т.п. Форма
проектируется при помощи панели
эле­ме­нтов.

Форма
может размещаться на одном экране или
нескольких экранных страницах.

В
форме может быть разрешено или запрещено
корректировать определенные данные
или вообще ввод новых записей.

С
формой можно работать в 3-х режимах:

Форму
можно вывести на печать. Формы обладают
многочисленными свойствами, настройка
которых позволяет облегчить работу с
ними и обеспечить их дизайн на любой
вкус.

При
конструировании формы определяется,
из каких таблиц и запросов нужно
отображать данные, какие именно поля
должны быть представлены в форме, нужны
ли вычисляемые поля, какие графические
элементы следует применить для ее
оформления – линии, рисунки, поясняющий
текст.

Создание
формы осуществляется либо с помощью
мастера, либо в режиме конструктора.

Типы форм

В
Access можно создать формы следующих типов:

Форма
в столбец
представляет собой совокупность
определенным образом расположенных
полей ввода с соответствующими им
метками и элементами управления. Форма
позволяет отобразить на экране полей
только одной записи.

Ленточная
форма служит
для отображения полей нескольких
записей. Поля не обязательно располагаются
в виде таблицы, однако для одного поля
отводится столбец, а метки поля
располагаются как заголовки столбцов.

Табличная
форма отображает
данные в режиме таблицы.

Форма
главная/подчиненная
представляет собой совокуп­ность
формы в столбец и табличной. Ее имеет
смысл создавать при работе со связанными
таблицами, в которых установлена связь
типа «один-ко-многим».

Форма
Сводная таблица
выполняется мастером создания сводных
таблиц Excel на основе таблиц и запросов
Access (мастер сводных таблиц является
объектом, внедренным в Access, чтобы
использовать его в Access необходимо
установить Excel). Сводная таблица
представляет собой перекрестную таблицу
данных, в которой итоговые данные
располагаются на пересечении строк и
столбцов с текущими значениями параметров.

Форма
с диаграммой.
В Access в форму можно вставить диаграмму,
созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым
OLE приложением и может быть запущен из
Access. С внедренной диаграммой можно
работать так же, как и с любым объектом
OLE.

1. Форма, ее назначение и структура. Создание формы с помощью мастера

2. Создать в текстовом редакторе WORD соглашение о намерениях

Список использованной литературы

Смысл формы – пользователь получает возможность заполнять только некоторые из полей. Это снижает количество ошибок, упрощает работу.

Создавая форму, в нее включаются так называемые элементы управления. К ним относятся, в частности, надписи, текстовые поля, бланки, флажки, кнопки переключателей, графические объекты. При желании можно создать форму для каждой таблицы БД, а также разработать формы, которые позволяют добавлять данные сразу в несколько таблиц.

Самым простым из способов создания форм является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.

Многостраничные формы – используется в том случае, когда вам нужно вывести на экран записи, каждая из которых содержит большой объем информации.

Ленточные формы – в такой форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой, как в таблице.

Подчиненные формы – используется для вывода записей из связной таблицы.

Всплывающие формы – формы, выводимые во всплывающих окнах.

Модальные формы – при разработке приложения вы столкнетесь с ситуациями, когда приложению потребуется получить некоторые данные от пользователя ли передать ему важную информацию прежде, чем продолжить работу. Этот тип формы требует от пользователя ответа как непременного условия дальнейшей работы приложения.

Форма имеет три основных раздела: область заголовка; область данных; область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши — это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется.

Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение — их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на котором основана форма.

Раздел данных имеет содержательное значение — в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Разработчик формы может разместить здесь дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки и другие, типичные для приложений Windows).

Любая форма может включать следующие разделы:

раздел Заголовок формы определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;

раздел Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы;

раздел Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице;

раздел Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;

раздел Примечание формы определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.

Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел области данных. Высоту области любого раздела формы можно изменить с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.

Для добавления или удаления разделов заголовка и примечания формы выберите команду Вид, Заголовок/примечание формы. Если форма уже содержит эти разделы, то команда Заголовок/примечание формы будет отмечена флажком. Для удаления разделов заголовка и примечания формы сбросьте этот флажок.

Для добавления или удаления разделов верхнего и нижнего колонтитулов страницы выберите команду Вид, Колонтитулы. Если форма уже содержит эти разделы, то команда Колонтитулы будет отмечена флажком. Для удаления разделов верхнего и нижнего колонтитула страницы сбросьте этот флажок.

Высоту раздела формы можно изменить, перетаскивая границу раздела при помощи мыши. Для этого поместите указатель мыши над границей раздела так, чтобы он принял вид горизонтальной черты с двумя вертикальными стрелками. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите границу раздела для получения нужного размера.

Высота раздела области данных определяется вертикальным размером окна формы, а также размером заголовка и примечания формы. Для изменения высоты раздела области данных переместите его нижнюю границу при помощи мыши вверх (для уменьшения высоты) или вниз (для увеличения). В режиме Формы вертикальная полоса прокрутки в окне формы появляется только для просмотра раздела области данных.

–          Открыть окно БД.

–          В окне БД выбрать вкладку Формы.

–          Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД.

–          В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

–          Щелкнуть на кнопке ОК.

Создание форм с помощью мастера.

Автоматизированные средства предоставляет Мастер форм — специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалоге с разработчиком.

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

Создание формы с помощью мастера на панели Формы:

–          На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы и поля, которые войдут в будущую форму.

–          На втором этапе выбирается внешний вид формы.

–          На третьем этапе выбирается стиль оформления формы.

–          На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем. Здесь же можно включить переключатель – Изменить макет формы, который открывает только что созданную форму в режиме Конструктора. Этим удобно воспользоваться в учебных целях, чтобы рассмотреть структуру формы на готовом примере. Для наглядности создадим форму. Для этого в базе данных выберете вкладку Формы. Затем нажмите кнопку Создать. Перед вами появится окно диалога Новая форма.

Выберете запрос или таблицу, на базе которой вы будете создавать свою форму, затем выберите Мастер форм и нажмите кнопку ОК. Откроется окно


ФОРМА И ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ В ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКЕ И 11 8 ФОРМЫ

В списке Доступные поля будут перечислены поля, содержащиеся в ранее созданной вами Таблице. Чтобы перенести поле в список Выбранные поля, выделите его в списке Доступные поля и нажмите кнопку со стрелкой вправо. Нажатие кнопки с двойной стрелкой вправо перемещает все поля в список Выбранные поля. Если вы включили поле в форму по ошибке, выделите его в списке Выбранные поля и нажмите кнопку со стрелкой влево. После выбора полей из одной таблицы или запроса можно с помощью поля со списком Таблицы и запросы изменить имя источника данных и продолжить выбор из другого источника, связанного с первой таблицей.

Следующее окно мастера служит для выбора стиля оформления новой формы

В последнем окне мастера введите название формы. Мастер сохранит форму под этим именем. Выберете режим Открыть форму для просмотра и ввода данных и нажмите кнопку Готово, чтобы перейти прямо в режим формы.

г. Москва «01» июля 2009 г.

Региональная Молодежная Общественная организация «Молодежный Центр изучения Финансовых Операций» в лице Исполнительного директора Сухарева Олега Васильевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Гражданин Иванов Иван Иванович, с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Стороны исходят из того, что их интересам соответствует сотрудничество в области:

–           приобретения студентами практических навыков работы на финансовых рынках;

–           повышения профессионального уровня студентов и молодых специалистов в области экономики и финансов;

–           повышения инвестиционной грамотности молодежи;

–           повышения престижа финансового образования;

–           распространения финансово-экономических знаний;

–           трудоустройству и адаптации молодых специалистов к рынку труда.

2. В связи с этим стороны подписывают данное соглашение в области сотрудничества в рамках Совета вузов при МЦФО.

3. Гражданин Иванов Иван Иванович, подписывая данное соглашение, подтверждает свою готовность принимать активное участие в работе Совета.

4. Настоящее соглашение не налагает на стороны никаких юридических обязательств.

5. Адреса, банковские реквизиты и подписи сторон.

1.   Васильев Д. Компьютер вместо юрисконсульта / Д. Васильев // Наука и жизнь. – 2001. – № 3. – С.14.

2.   Вильховченко С. Современный компьютер: устройство, выбор, модернизация / С. Вильховченко. – СПб.: Питер, 2000. – 512 с.

3.   Гаврилов О. А. Курс правовой информатики: Учебник для вузов / О. А. Гаврилов. – М.: Издательство «НОРМА-ИНФРА», 2000. – 432 с.

4.   Косарев В. П. Практикум по информатике для экономистов. Учебно-практическое пособие / В. П. Косарев, Е. А. Мамонтова, М. С. Кенесов; Под ред. В.П. Косарева. – М: ЦентрЛитНефтеГаз, 2007. – 461 с.

5.   Крёнке Д. Теория и практика построения баз данных, 8-е изд. / Д. Крёнке. – СПб: Питер, 2003. – 112 с.

6.   Цыганков В. М. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / В. М. Цыганков, М. Г. Мальцев; Под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб.: КОРОНА принт, 2000. – 220 с.