БЛАНК ИТОГОВОГО ПРОТОКОЛА

Протокол совещания – это официальная бумага, в которой отражаются все решения, принятые участниками заседания в ходе обсуждения. В материале мы рассмотрим, что представляет собой совещание, отличие от планёрки, правила и порядок составления протокола.

Файлы для скачивания:

Протокол – это официальная бумага, в которой фиксируется ход принятия коллегиального решения, а также результаты совещания лиц. Документ имеет крайне важное значение, ведь выписки из него могут быть предоставлены для ознакомления третьим лицам, в том числе и государственным органам, а решения, сделанные участниками процедуры, обязательны к исполнению.

Протокол заседания (полный классический с детализацией вопросов и выступлений по ходу обсуждений)

Вы просматриваете документ в версии, связанной с публикацией. Для этого документа
существует более актуальная версия.
Перейти


БЛАНК ИТОГОВОГО ПРОТОКОЛА

БЛАНК ИТОГОВОГО ПРОТОКОЛА

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г. Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!

Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее

Протокол — это документ, в котором фиксируется запись о ходе всех обсуждений на поставленные вопросы, а также принятие решений на заседаниях, совещаниях, собраниях и различных конференциях.

Протокол является отражением деятельности по принятию решения группой работников или коллегиальным органом.

Давайте рассмотрим вопросы, какие бывают протоколы и правила оформления протокола заседания.

Протоколы бывают нескольких видов, но при этом правила оформления у всех видов одинаковые, если нет специальных правил, которые регламентированы в нормативном акте.

В полном содержатся: фамилии докладчиков, подробная запись всех выступлений на данном заседании.

В кратком содержатся: фамилии выступавших лиц и краткая запись темы выступления.

Какого вида должен быть протокол на заседании, решают:

Основные правила оформления протокола

Составлением протокола заседания обычно занимается секретарь или же другое назначенное лицо.

Форма протокола содержит такие реквизиты, как:

Заголовок протокола должен быть таким, например: “Протокол заседания педагогического совета” и тому подобное.

Дата протокола – это именно дата заседания, так как протоколы обычно оформляются уже после заседания. Если же совещание или заседание продолжается несколько дней, то и дата должна включать именно дату начала и окончания.

Номер протокола – это порядковый номер заседания в ограничениях срока полномочий органа или календарного года.

Текст протокола обычно включает 2 части:

Во вводной части должна указываться повестка дня. Состоит вводная часть из числа вопросов, которые выдвигаются на обсуждения.

В основной части должны указываться все пункты, указанные в повестке дня.

Текст протокола излагается в двух формах:

Каждый раздел включает в себя три части:

Читать документ далее

Доказано: наше рабочее время наполовину состоит из всяческих заседаний, совещаний, конференций, симпозиумов, допросов, осмотров и т. п. И все эти нужные и важные мероприятия обязаны соответствующим образом оформляться. Оформляются они с помощью документа, который называется протокол.

По тому, как составлен протокол, каково его содержание, можно вникнуть в суть дела – даже если это дело случилось много лет назад и совсем в другой стране. Протокол имеет историческое и научное значение. Поэтому правильно составленный протокол – это очень важно.

В настоящее время разработаны специальные бланки протокола практически на все случаи жизни. И хотя, как было сказано, жизненных случаев множество, бланки протоколов, тем не менее, типичны.

Рассмотрим подробнее, из каких частей состоит  протокол.

Заголовок, дата, номер

Заголовком протокола является наименование органа, данные о совещании или заседании которого вносятся в протокол, а также название того вида мероприятия (собрания, совещания и пр.), ход которого должен быть отражен в протоколе. Например, протокол заседания научного совета, протокол съезда политической партии и т. д.

Дата протокола – это та самая дата, когда происходило собрание или совещание.

Номер протокола – это порядковый номер проводимого заседания или совещания.

В вводной части протокола обозначаются данные председателя собрания и секретаря. В графу «Присутствовали» вписываются имена всех должностных лиц, присутствовавших на собрании.

В вводной части указывается также повестка дня, перечисляются включенные в повестку вопросы и называются имена докладчиков по каждому из вопросов.

Основная часть протокола должна содержать такое количество разделов, сколько вопросов было в повестке дня.

Основная часть протокола может быть краткой и полной. Краткая часть фиксирует повестку дня, рассмотренные вопросы, имена выступавших, а также принятые решения. Такой протокол составляется обычно в тех случаях, когда совещание носит оперативный характер.

В полной части протокола, помимо перечисленных моментов, отражаются во всех подробностях все моменты собрания: все реплики, переданные записки, замечания, позиции и прочие «непротокольные моменты». То есть, полный документ отображает полную картину собрания.

Разделы и пункты в типовом документе

Каждый раздел в бланке состоит из обязательных трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ»). Все эти части должны быть заполнены при составлении протокола.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются имена основных докладчиков и излагается текст выступления.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются имена тех, кто принимал участие в обсуждении выступления и приводится текст их выступления.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» приводятся решения по обсуждаемому вопросу.

В протокола имеются две обязательных графы, в которых ставят свои подписи секретарь, составивший протокол и председатель собрания.

Как составить протокол совещания

Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

В каких случаях составляют протокол

Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Какую форму используют для протокола

Выделяют три формы документа:

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

Краткая


БЛАНК ИТОГОВОГО ПРОТОКОЛА

Полная


БЛАНК ИТОГОВОГО ПРОТОКОЛА

Стенографическая

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

ПРОТОКОЛ № 12

аппаратного совещания у руководителя

1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.

3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.

4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.

6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Выплата премий за январь 2021 г.

1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.

2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.

1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.

Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.

Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович

Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна

Правила оформления протоколов

Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Образцы


БЛАНК ИТОГОВОГО ПРОТОКОЛА

Собрания


БЛАНК ИТОГОВОГО ПРОТОКОЛА

БЛАНК ИТОГОВОГО ПРОТОКОЛА

БЛАНК ИТОГОВОГО ПРОТОКОЛА

Юрист. Сейчас занимаюсь частной практикой и наукой, являюсь автором некоторых научных публикаций.

1088
Дней на портале

Декрет или отпуск по уходу за ребенком — это особая пора как для женщины, так и для ее работодателя. Естественно, это защищенная категория в плане сохранения должности за работником на время такого отсутствия. Но жизнь в организации течет и меняется. Сокращение штата — это сложная процедура. Но что делать, если сократить нужно должность сотрудника в декрете? Давайте разбираться, возможно ли это, в каких случаях и на что стоит обратить особое внимание.

Претензия на выплату заработной платы — требование работником своего заработка, оформленное письменно в адрес работодателя. Является доказательством попытки досудебного урегулирования спора. Это первый шаг на пути борьбы за свою зарплату и «последнее китайское предупреждение» перед битвой за справедливость.

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете о:

Решения участников совещания

Следует отличать совещание администрации фирмы от собрания учредителей общества. Это два совершенно разных органа, соответственно, два разных документа. Во втором случае все решения, принятые на собрании, будут обязательны для исполнения нижестоящими лицами. Так, решение о ликвидации общества будет воплощать в жизнь его генеральный директор, который не обязательно входит в состав учредителей.

Совещание носит скорее вспомогательный характер, служит для определения направления деятельности, развития организации.

Выписки из протоколов

На собраниях могут быть приняты какие-то управленческие решения, с которыми должны быть ознакомлены работники компании или сотрудники государственных органов. Предоставлять для прочтения весь протокол собрания является нецелесообразным и порой даже противозаконным. Дело в том, что на совещаниях зачастую обсуждаются вопросы, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому для ознакомления третьих лиц и оформляют выписки. Документ заверяется ответственными лицами и обладает юридической силой.

Закон вовсе не регулирует правоотношения, складывающиеся вокруг совещаний сотрудников предприятия, следовательно, не обязывает в обязательном порядке вести протокол. Обычно к написанию документа прибегают в тех случаях, когда на повестке дня стоят действительно важные моменты, а решения, предложенные администрацией, затрагивают большинство работников компании. Вот примерный перечень таковых:

Бремя по составлению протокола на практике возлагается на секретаря. В прямые должностные обязанности лица, замещающего эту должность, входит, в том числе, и ведение протоколов собраний учредителей, руководства компании.

В отдельно взятых случаях секретарь может быть заменён кем-то другим. Обычно такое случается, когда вынесенные на повестку дня вопросы требуют использования узких профессиональных терминов. Секретарь не обязан разбираться в инженерии, экономике, юриспруденции, следовательно, может допустить ошибки при написании слов. Следует подобрать работника, который будет сведущ в конкретной теме. Например, если дело касается бизнес-стратегии, обращаемся за помощью к штатному экономисту компании.

Совещание

Под совещанием принято понимать собрание сотрудников предприятия в официальной обстановке для решения каких-то вопросов. Также существует такой термин, как «планёрка». Для целей нашего текста следует отличать эти два понятия. Планёрка – это, как, правило, обсуждение текущих, оперативных вопросов. Она может проводиться ежедневно или раз в неделю. На совещание же выносят более масштабные вопросы, так или иначе затрагивающие всю компанию, её будущее. Порядок и периодичность заседаний определяется руководством организации.

Состав участников определяется в каждом отдельно взятом случае в зависимости от темы собрания. Как правило, это генеральный директор, его заместители, начальники структурных подразделений. В начале каждого совещания лица путём голосования выбирают председателя собрания. Именно он будет проводить мероприятие, открывать и закрывать его, задавать соответствующие вопросы.

С легкостью сохраняйте протоколы собраний и заметки с помощью шаблонов

Тратьте больше времени на составление эффективных протоколов совещаний и меньше времени на их организацию — начните с разработанного дизайнером настраиваемого шаблона протоколов совещаний. Минуты превращаются в часы, поэтому не тратьте их на задачи, которые можно выполнить быстрее с помощью простых в использовании шаблонов.
Бизнес собрания порождают заметки. Ведение точных минут важно для точных записей. Но профессиональные контексты — не единственные места, где вы можете воспользоваться шаблоном протоколов. Служить на кондоминиуме или ТСЖ? Как насчет некоммерческого или школьного клуба? Найдите шаблон для проведения собраний, который подходит для ваших нужд, и попрощайтесь с беспорядочными заметками.

Кто составляет документ

Бремя по написанию протокола практически всегда ложится на секретаря. Лицо на этой должности обладает необходимыми навыками скоростного письма и сможет укладываться в темп стремительного обсуждения. Однако иногда секретаря оказывается недостаточно и возникает необходимость привлечения более квалифицированного специалиста. Как правило, такая ситуация складывается в случае использования заседателями узкопрофильной терминологии, с которой секретарь может быть не знаком.

Отметим, что на практике ответственные за составление протокола лица используют диктофон и пишут официальную бумагу уже после собрания. Делать так законом не запрещено, однако в силу технического сбоя информация может быть безвозвратно утрачена.

Форма документа

Как уже мы упоминали ранее, законодательство ни коим образом не регулирует проведение совещаний в компаниях (ни в частных, ни в государственных). Исходя из этого, закон не предъявляет никаких строгих требований к протоколам собраний, не заставляет пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Документ пишется в свободной форме, а за основу берётся протокол собрания учредителей общества.

К данной разновидности официальных бумаг также предъявляются определённые требования, связанные с деловой этикой, а именно:

Написать протокол можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Решение принимает председатель совещания, спуская директиву лицу, составляющему документ. Оба варианта используются на практике, имеют право на жизнь.

Виды протоколов

Все протоколы можно условно разделить на три большие группы:

Минуты собрания имеют значение. Их отслеживание может быть более точным и менее утомительным, если вам не нужно беспокоиться о макете. Начните с настраиваемого шаблона минут собраний, чтобы легко настроить макет для всех ваших заметок. Хотите ли вы вести свои протоколы в цифровом виде или вручную, есть шаблон протоколов собраний, который будет соответствовать вашему потоку.

В настоящий момент не существует единых стандартов для написания протокола. Официальная бумага всегда составляется в свободной форме, ориентируясь на особенности документооборота в компании. Отметим, что существует сложившаяся на практике вполне конкретная структура, которой нужно придерживаться. Выглядит она следующим образом:

Протокол как подтверждение факта

Также протокол может пониматься и в другом значении, в качестве удостоверяющего тот или иной факт документа. Речь может идти об утверждении разногласий между контрагентами по финансовым и договорным вопросам, о проведении испытаний. В таком случае в официальной бумаге расписываются все ответственные за её составление лица, будь то члены сформированной на предприятии комиссии или представители контрагентов. Протокол подлежит хранению вместе с другой документацией.

Плановое или внеплановое

Совещание может носить как плановый, так и внеплановый характер. В первом случае обычно имеется чёткое расписание, которого должны придерживаться все участники процедуры. Возможно, кому-то даже придётся приехать из другого населённого пункта. Внеплановый характер имеет место в тех случаях, когда случилось какое-то влияющее на деятельность всей организации в целом событие. Это может быть, например, объявление о ликвидации, реорганизации и так далее.

Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок

Первым делом следует обратить внимание на реквизиты. Прописываем полное наименование документа, присваиваем ему уникальный номер. В шапке документа оставляем дату и место проведения совещания, составления протокола.

Далее по тексту перечисляем всех присутствующих сотрудников. Председатель всегда должен выделяться отдельно. Не забываем отметить лицо, ведущее протокол. Для каждого участника прописываем его ФИО и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу обозначаем, какие вопросы вынесены на повестку дня. На каждый из них по итогу должно быть получено решение.


БЛАНК ИТОГОВОГО ПРОТОКОЛА

На этом моменте работа с протоколом подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить председатель и лицо, записавшее протокол. С этого момента официальная бумага приобретает определённую юридическую силу. Выписку из протокола можно разослать по электронной почте всем заинтересованным лицам. Трудовой кодекс обязывает работодателя информировать своих подчинённых о всех событиях, которые их так или иначе касаются.